W 1918 roku po odzyskaniu przez Rzeczpospolitą niepodległości powołano do życia Wydział Archiwów Państwowych przy Ministerstwie Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego. W tym okresie kształtował się sposób postępowania z dokumentacją wytwarzaną w różnych jednostkach. W 1931 roku uchwałą Rady Ministrów z dnia 24 lipca wprowadzono do stosowania w organach administracji państwowej oraz w organach samorządu terytorialnego bezdziennikowy system kancelaryjny. Ponieważ podstawą tego systemu był wykaz akt, który klasyfikował i kwalifikował całość dokumentacji zaczęto wprowadzać strukturalne wykazy akt, które były oparte na strukturze organizacyjnej każdej jednostki. Zmieniały się one wraz z każdą reorganizacją jednostki. Najważniejszą jednak cechą tych wykazów było wartościowanie dokumentacji w segregatorach, czyli nadanie jej kategorii A - wieczystej i kategorii B - czasowej. Takie wykazy były tworzone po II Wojnie Światowej aż do 1963 roku, kiedy to zarządzeniem Ministra Szkolnictwa Wyższego z dnia 9 kwietnia 1963 roku wprowadzono podział akt na kategorie archiwalne [Monitor Polski Nr 37 poz. 184]. Jego główną cechą i walorem jest to, że nie występuje żadna zależność od struktury organizacyjnej jednostki. Do dzisiaj jest on stosowany, a zasada jednolitości obowiązuje wszystkie jednostki organizacyjne przy budowie wykazu akt.

Każda jednostka w trakcie swej działalności wytwarza dokumentację, która jest wynikiem jej funkcjonowania w określonym czasie. W chwili upadłości, likwidacji lub przekształcenia jednostki dokumentacja ta jako cześć narodowego zasobu archiwalnego musi być odpowiednio zabezpieczona. Obowiązek jej zabezpieczenia spoczywa na syndyku, likwidatorze lub osobie odpowiedzialnej za przekształcenia - osobie prawnej lub fizycznej.

Podejmując się obowiązków syndyka masy upadłościowej lub likwidatora konkretnej jednostki należy dowiedzieć się w tej jednostce, czy wytwarzana przez nią dokumentacja stanowi państwowy zasób archiwalny, czy niepaństwowy zasób archiwalny.

Państwowy zasób archiwalny to zasób, którego właścicielem jest państwo lub jego jednostki organizacyjne. Na terenie byłego województwa koszalińskiego tworzyły go i tworzą:

• jednostki organizacyjne administracji rządowej w województwie w tym administracji zespolonej (np. urząd wojewódzki, kuratorium oświaty z jego delegaturami) jak i administracji niezespolonej i ich delegatury, urzędy statystyczne,
• samorząd terytorialny i jednostki tworzone przez ten samorząd, np. urząd marszałkowski, starostwa powiatowe ziemskie i grodzkie, urzędy miast i gmin,
• związki i porozumienia o charakterze regionalnym, wojewódzkim, powiatowym, między gminnym tworzone na podstawie przepisów o samorządzie wojewódzkim, powiatu lub samorządzie gminnym,
• jednostki organizacyjne wymiaru sprawiedliwości, sądy okręgowe, sądy rejonowe, prokuratury okręgowe i rejonowe, samorządowe kolegia odwoławcze, okręgowe inspektoraty służby więziennej,
• instytucje kontrolne, Najwyższa Izba Kontroli, Państwowa Inspekcja Handlowa, Państwowa Inspekcja Pracy,
• urzędy stanu cywilnego,
• instytucje finansowe i ubezpieczeniowe, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, z bankowości tylko Narodowy Bank Polski i jego oddziały,
• jednostki organizacyjne nauki i oświaty: państwowe szkoły wyższe - Politechnika Koszalińska, szkoły średnie - Zespół Szkół Morskich w Darłowie i Liceum Ogólnokształcące im. Stanisława Dubois w Koszalinie,
• jednostki organizacyjne kultury i sztuki, ochrony dziedzictwa narodowego, tj. Radio Koszalin, parki narodowe (Dyrekcja Drawskiego i Ińskiego Parku Krajobrazowego w Złocieńcu) oraz jednostki podległe samorządowi terytorialnemu, np. Bałtycki Teatr Dramatyczny w Koszalinie, Filharmonia Koszalińska, Muzeum Oręża Polskiego w Kołobrzegu, Muzeum w Koszalinie, Koszalińska Biblioteka Publiczna w Koszalinie,
• jednostki organizacyjne ochrony zdrowia - Szpital Wojewódzki w Koszalinie, Powiatowa Stacja Sanitarno - Epidemiologiczna w Szczecinku,
• samorządowe jednostki organizacyjne nie wymienione wyżej, a w szczególności Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Koszalinie, Zarząd Dróg Miejskich w Koszalinie, Delegatura Biura Planowania Przestrzennego Oddział w Koszalinie.

Państwowy zasób archiwalny to materiał archiwalny, inaczej akta kategorii A oraz dokumentacja niearchiwalna kategorii B. Nie wszystkie jednostki państwowe i samorządowe wytwarzały i wytwarzają takie akta. Akta także wytwarzają te jednostki, które otrzymały pisemną decyzję Archiwum Państwowego na terenie którego działają.

Niepaństwowy zasób archiwalny tworzą m.in. jednostki spółdzielcze, partie polityczne, kościoły i związki wyznaniowe, stowarzyszenia samorządowe i te dla których samorząd jest organem założycielskim. Nie wytwarzają one materiału archiwalnego, tj. jak wcześniej wspomniano, akt kategorii A, tylko akta kategorii B o różnym okresie przechowywania. Wiąże się to z faktem, że nie otrzymały one pisemnej decyzji Archiwum Państwowego o tworzeniu materiału archiwalnego z terenu właściwości działania Archiwum Państwowego. Ponadto zasób niepaństwowy tworzy cały sektor prywatny - różnego rodzaju spółki handlowe, gdzie w ogóle nie ma udziału Skarbu Państwa lub jego udział jest bardzo minimalny.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że na początku lat dziewięćdziesiątych rozpoczął się proces prywatyzacji zakładów państwowych. Niektóre z nich, np. TEPRO w Koszalinie tworzyły państwowy zasób archiwalny jako jednostki państwowe. Po przekształceniu własnościowym przestały tworzyć ten zasób ałe mają nadal materiał archiwalny, którego nie przekazały do Archiwum Państwowego. Zasób państwowy mają również te jednostki, które miały rangę wojewódzkich w dawnym województwie koszalińskim, a po reformie administracyjnej państwa w 1999 roku stały się zamiejscowymi oddziałami wojewódzkimi jak np. Wojewódzkie Biuro Planowania Przestrzennego, Izba Skarbowa, Inspekcje Nasienne.