depozyty aktowe

brakowanie

porządkowanie dokumentacji

Elżbieta Szafarz-Marczyk
Znajdź firmę:

III. Forma i tryb przekazywania akt kategorii A do Archiwum Państwowego.

Uporządkowane wewnętrznie akta kat. A oraz opisane zewnętrznie teczki materiałów archiwalnych spisujemy na odpowiednim druku spisu zdawczo-odbiorczego, którego wzór jest załącznikiem nr 6 do ww. Rozporządzenia Ministra Kultury. Spisujemy akta kat. A oddzielnie dla każdej komórki organizacyjnej. Na początku takiego spisu znajdą się akta, które w jednolitym rzeczowym wykazie akt mają symbol klasyfikacyjny najniższy (np. 0020, 0200, 0900, 110, 150, 321), a na końcu najwyższy. Raz jeszcze należy podkreślić, że taki spis sporządzamy oddzielnie dla każdej komórki.

W ramach symboli układ teczek jest w porządku chronologicznym czyli od daty najwcześniejszej do najpóźniejszej umieszczonej na teczce, np. 1961-1964, 1970-1975, 1980-1986.

Na każdą teczkę nanosi się w jej lewym dolnym rogu sygnaturę akt, która składa się z kolejnego numeru spisu przekazywanych akt łamanego przez liczbą porządkową spisu.

Spisy akt kat. A sporządza się w 3 egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla Archiwum Państwowego, a jeden dla zdającego [§15 cytowanego Rozporządzenia].

Do spisów przekazywanych materiałów archiwalnych dołącza się krótką informację o organizacji i zakresie działania jednostki od jej powołania do momentu upadłości, likwidacji bądź przekształcenia.

Jeżeli następuje przekształcenie własnościowe jednostki to zapewne część materiałów archiwalnych będzie potrzebna do dalszej działalności nowej firmy. W związku z powyższym zajdzie konieczność wyłączenia niektórych teczek i pozostawienia nowej firmie. W takim przypadku przekazuje się do Archiwum Państwowego teczki, które są już zamknięte wraz ze spisami. Natomiast teczki, które pozostają w nowej firmie spisujemy na odrębnym spisie zdawczo-odbiorczym nanosząc na te teczki sygnatury archiwalne. Jeden egzemplarz spisu tych akt przekazujemy Archiwum Państwowemu, drugi będzie załącznikiem do protokółu przekazania tych akt nowej firmie, a trzeci pozostaje w dokumentacji przekształceniowej.

Trzeba pamiętać, że każda teczka uporządkowanych akt kategorii A powinna być przesznurowana i nie może zawierać żadnych elementów metalowych. Teczki powinny być umieszczone w odpowiednich dla nich opakowaniach chroniących przed uszkodzeniami mechanicznymi, chemicznymi i biologicznymi, a opakowania odpowiednio opisujące zawartość [§16 i 17 ww. Rozporządzenia].

Istnieje także możliwość użyczenia materiałów archiwalnych na określony czas lub ich powierzenia przekształconej firmie, dokonuje się je w formie umowy.

IV. Postępowanie z aktami kategorii B, w tych jednostkach, które tworzyły kategorię A.

Jednostki takie oprócz kategorii A wytwarzają też kategorię B. Postępowanie z tą dokumentacją jest takie same jak w przypadku jednostek tworzących wyłącznie kategorię B.

V. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w jednostkach państwowych i niepaństwowych.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w jednostakch, które wytwarzały materiał archiwalny i w jednostkach, które nie wytwarzały materiału archiwalnego jest identyczne.

Dokumentacja, której upłynął termin przechowywania w archiwum zakładowym lub w składnicy akt musi być spisana na odpowiednim formularzu [zał.4 do ww. Rozporządzenia). Spis dokumentacji dokonuje się w kolejności komórek organizacyjnych, które wytwarzały tę dokumentację (np. po Wydziale Organizacyjnym, następuje Wydział Finansowy, Kadry itp.). Jeżeli jednostki organizacyjne posiadały własny wykaz akt to wypełnia się rubrykę nr 1 [l.p], nr 2 [sygnaturę archiwalną], nr 3 [symbol z wykazu aktj oraz pozostałe. W przypadku, gdy nie posiadały wykazu akt to wypełnia się nr 1, 2, 4 i pozostałe. Taki spis sporządza się w 3 egzemplarzach, z czego drugi egzemplarz wraz z protokółami brakowania [zał.3 Rozporządzenia] przesyła się do właściwego terytorialnie Archiwum Państwowego w celu uzyskania zgody na wybrakowanie. Zgodę taką wydaje Komisja Archiwalna Oceny Dokumentacji tego Archiwum i przesyła ją na podany adres.

VI. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w jednostkach niepaństwowych, czyli tworzących sektor prywatny, spółdzielczy, samorządowy i w pozostałych, które nie wytwarzają kategorii A.

Dokumentacja, której upłynął termin przechowywania, powinna być również spisana najlepiej na identycznych drukach i w takiej samej formie jak we wcześniej omówionym przypadku. Nie jest jednak do jej zniszczenia potrzebna zgoda Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym. Polecenia zniszczenia spisanej dokumentacji wydaje syndyk, likwidator.

VII. Przechowywanie akt kat. B, którym nie upłynęły terminy przechowywania.

Syndycy i likwidatorzy dokonują wyboru specjalistycznej firmy, która zgodnie z przepisami będzie przechowywała akta kategorii B, od kategorii B-2 do B-50, zlikwidowanych firm. Wszystkie te specjalistyczne firmy mają pod tym względem jednakowe uprawnienia do przechowywania takiej dokumentacji.

Teczki tej dokumentacji, uprzednio uporządkowane i opisane, wraz z ewidencją (omówioną wyżej) przekazuje się przechowawcy, wcześniej obydwie strony sporządzają na tę okoliczność odpowiednią umowę.

Przechowawca brakuje akta kategorii B, którym upłynął termin przechowywania, postępując zgodnie z wymogami prawa.

Te wszystkie specjalistyczne czynności można zgodnie z przepisami zlecić firmie specjalistycznej, która podejmie się wykonania zadań związanych z uporządkowaniem i zewidencjonowaniem materiału archiwalnego, przekazaniem go do właściwego Archiwum Państwowego oraz uporządkowania, zewidencjonowania, wybrakowania akt kategorii B, a także przejęcia i przechowywania przez odpowiedni okres czasu pozostałych akt kategorii B.

VIII. Przechowalnictwo.

Akta kat. B przechowywać mogą również firmy specjalistyczne. Problem przechowalnictwa jest obecnie na rynku światowym problemem ważnym z uwagi na ilość potrzebnego miejsca na dokumentację oraz czas jej przechowywania. W zasadzie dokumentacja będzie „leżała" od 5 lat do 50 lat.

Stany Zjednoczone i inne kraje wysoko rozwinięte próbują zlokalizować gros materiałów nawet poza granicami kraju, np. w Australii lub Indiach.

Istnieją dwa rodzaje firm przechowalnictwa: ogromne wyspecjalizowane jednostki o dużej powierzchni, gdzie dokumentację się dowozi oraz małe, średnie jednostki terenowe. Zasada archiwalna stanowi, iż dokumentacja powinna być przechowywana w miejscu jej wytworzenia albowiem tam jest najbardziej poszukiwana i potrzebna dla ludzi i wyspecjalizowanych jednostek kontrolnych. Wydaje się to najracjonalniejsze choć w dużych aglomeracjach jest to problem ze względu na ilość potrzebnej powierzchni na przechowalnictwo. Państwo nie jest w stanie zabezpieczyć w 100% powierzchni dla wytwarzanych w całości akt, stąd np. w Polsce ustawa z 28 maja 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej. Ustawa ta nie koncesjonuje, nie wymaga zezwoleń, zgód ani innej formy prawnej na przechowalnictwo archiwalne dokumentacji o czasowym okresie przechowywania.

W naszym kraju w ostatnich latach tworzenie polityki przechowalnictwa dokumentacji przejęły w zasadzie na siebie sądy gospodarcze, które dokonywały selekcji firm, które mogłyby te sprawy prawidłowo prowadzić, objąć patronatem wytwarzaną dokumentację upadających i likwidowanych firm zabezpieczając i ratując ich zasób.

Autorka prowadzi firmę specjalistyczną dla przechowywania dokumentów likwidowanych firm.

Strona: 1 2 3 4
Dokument Biuro Archiwalne - Depozyt Akt Spółka z o.o., adres ul. Mieszka I-go 5A Koszalin, telefon +48 94 348 91 63