Rozpoczynając pracę w jednostce syndyk lub likwidator musi koniecznie dowiedzieć się, czy jednostka ta wytwarza obecnie akta kategorii A (materiał archiwalny - zasób państwowy) lub, czy kiedykolwiek tworzyła akta kategorii A. Jeżeli jednostka wytwarzała akta tej kategorii, to czy przekazała je do właściwego Archiwum Państwowego czy nie. Jeżeli nie można znaleźć tych wiadomości w aktach organizacyjnych jednostki lub w wykazie jednostek (zał.l - Wykaz jednostek organizacyjnych tworzących państwowy zasób archiwalny na terenie byłego województwa koszalińskiego) to wtedy należy zwrócić się z zapytaniem do Oddziału Nadzoru Archiwalnego Archiwum Państwowego w Koszalinie. Ustalenie tego faktu jest niezbędne w celu wyboru drogi postępowania z aktami. Inny bowiem jest tryb postępowania, gdy jednostka wytwarzała materiał archiwalny - akta kat. A, a inny gdy nie wytwarzała akt kat. A, tylko samą kat. B.

I. Postępowanie z aktami jednostki, która wytwarzała akta kat. A [materiał archiwalny stanowiący zasób państwowy].

Po ustaleniu faktu, że jednostka wytwarzała akta kat. A należy: - sprawdzić czy posiadała przepisy kancelaryjno-archiwalne, tj. instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję o zasadach prowadzenia archiwum zakładowego.

Instrukcja kancelaryjna określa zasady obiegu dokumentacji w jednostce, definiuje system kancelaryjny, sposoby gromadzenia tej dokumentacji i postępowanie z nią, gdy przestanie być użyteczna do bieżącej działalności.

Jednolity rzeczowy wykaz akt klasyfikuje w odpowiednie przepisy rzeczowe całą dokumentację i kwalifikuje, to znaczy określa kategorie A lub B danej dokumentacji.

Instrukcja archiwalna (posiadają ją jednostki, które tworzą materiał archiwalny i przechowują go w swoim archiwum zakładowym) omawia sposób przejmowania akt z komórek organizacyjnych instytucji, gdy przestaną one być potrzebne do bieżącej ich działalności, jak należy je ewidencjonować, w jakich warunkach przechowywać, kiedy przekazywać akta kat. A do Archiwum Państwowego oraz jak postępować z dokumentacją niearchiwalną (kat. B), gdy upłynęły terminy jej przechowywania w archiwum zakładowym.

Kolejną czynnością jest zapoznanie się za stopniem zachowania i uporządkowania akt kategorii A przechowywanych w archiwum zakładowym i w komórkach organizacyjnych. Najpierw trzeba ustalić czy pracownicy tworzyli teczki i segregatory zgodnie z wykazem akt, to znaczy czy nadawali odpowiednie symbole klasyfikacyjne (numery i tytuły), odpowiadające tym symbolom kategorie i hasła rzeczowe. Sprawdza się również, czy zawartość teczek kategorii A jest właściwa i kompletna. Pomocna w tym jest instrukcja kancelaryjna.

Gdy materiał archiwalny jest kompletny (zachowany w całości ze wszystkich lat działalności jednostki) to należy przygotować go do przekazania do Archiwum Państwowego.

Jeżeli nie jest kompletny, to trzeba poszukać czy nie zachował się na poszczególnych stanowiskach pracy. Jeżeli został odnaleziony, to zbiór akt należy uzupełnić o ten właśnie materiał. W przypadku, gdy nie odnaleziono akt kategorii A, należy sporządzić notatkę informującą o takim właśnie stanie zachowania akt kat. A.

Materiał archiwalny powinien być uporządkowany, gdy komórki organizacyjne przekazują go do swojego archiwum zakładowego. Jeśli stwierdza się, że nie jest on uporządkowany, należy go uporządkować wewnętrznie i zewidencjonować. Co rozumie się przez uporządkowanie materiałów archiwalnych podaje własna instrukcja kancelaryjna lub §14 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasadę jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasadami i trybem przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167 poz. 1375). Porządkować materiał archiwalny powinni pracownicy jednostki, która go wytwarzała. W przypadku gdy nie jest to możliwe, można zlecić tę czynność (łącznie ze sporządzeniem ewidencji uporządkowanych akt) specjalistycznej firmie. Wyboru firmy dokonuje zgodnie z przepisami syndyk lub likwidator, gdyż w świetle przepisów żadna z firm nie ma prawa wyłączności na porządkowanie materiału archiwalnego.

Jednostki, które otrzymały pisemne zawiadomienie o wytwarzaniu akt kategorii A organizują archiwum zakładowe, w którym gromadzą i przechowują akta kategorii A i B. Funkcjonowanie archiwum zakładowego określa instrukcja archiwalna. Zawarte są w niej wiadomości o ewidencjonowaniu przechowywanych akt kategorii A i kategorii B, sposobie przekazywania ich przez komórki organizacyjne, a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akta kategorii B) i sposobie przekazywania akt kategorii A do Archiwum Państwowego.

II. Postępowanie z aktami jednostek, które wytwarzały tylko akta kategorii B [państwowe i niepaństwowe].

Jednostki takie nie posiadają najczęściej przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Wpływająca i wypływająca korespondencja wpisywana jest w dziennik korespondencyjny. Nie mają własnego wykazu akt. Nie potrafią odpowiednio kwalifikować i klasyfikować wytwarzanej przez siebie dokumentacji. Dokumentacja ta jest przechowywana na stanowiskach pracy to znaczy w registraturze lub w wydzielonym pomieszczeniu zwanym składnicą akt. Po ustaleniu, że jednostka wytwarzała akta kategorii B, powinno się całość tej dokumentacji zgromadzić, jeżeli to możliwe, w jednym pomieszczeniu. Przystępując do porządkowania należy podzielić ją na odpowiednie komórki organizacyjne (segregacja). Potem posługując się przykładowym wykazem akt typowych i kwalifikatorami branżowymi należy dokonać podzielenia akt na poszczególne grupy rzeczowe, stwierdzając czy powinny być nadal przechowywane, czy już wybrakowane. Najdłuższy okres przechowywania posiada dokumentacja osobowo-płacowa, tj. akta personalne, listy płac i kartoteki wynagrodzeń - kategoria B-50. Następnie akta organizacyjne i rejestracyjne firmy - kategoria B-25.

Najkrótszy (B-5) czas przechowywania mają akta księgowo finansowe. Wszelkiego rodzaju klasyfikatory specjalistyczne np. dotyczące dokumentacji technicznej, geologicznej, wartościują ją jako BE, mając na uwadze jej przydatność praktyczną.

Tak uporządkowane akta kategorii B należy spisać na druku spisu zdawczo - odbiorczego - wzór w Rozporządzeniu Ministra Kultury z 2002 roku, przyjmując jako zasadę, że akta personalne to spis zdawczo-odbiorczy nr 1, dokumentacja płacowa, listy płac, kartoteki to spis nr 2, pozostałe, poczynając od organizacyjnych, na kolejnych spisach.