Elżbieta Szafarz-Marczyk

Obowiązki syndyka, likwidatora dotyczące zabezpieczenia dokumentacji upadłej, likwidowanej bądź przekształcanej firmy.

Dokumentacja jest wynikiem powstania państwa jako organizacji i konieczności zarządzania tym organizmem. Odzwierciedleniem tego zarządzania było powstawanie różnego rodzaju dokumentacji.

Już w starożytności powstawały kancelarie, czego dowodzą wykopaliska archeologiczne odsłaniające gliniane tabliczki pokryte pismem klinowym, występujące pod ruinami świątyń i pałaców na terenie Azji Mniejszej, Syrii i Mezopotamii. W starożytnym Egipcie są to zwoje papirusów, w Grecji i Rzymie pergamin.

Rozmieszczenie tabliczek i papirusów w poszczególnych salach wskazuje na to, że tej dokumentacji było dużo i o nią dbano. Dotyczyła ona różnych spraw związanych z funkcjonowaniem państw, a więc można wyodrębnić dokumentację dotyczącą dyplomacji i finansów państwa oraz jego administracji.

Dokumentacja ta, jak twierdzą archeolodzy, była gromadzona w ówczesnych archiwach i można nawet dostrzec ślady jej porządkowania.

Dokumentowana była także działalność papiestwa od jego najwcześniejszych lat powstania.

Ostatnie wieki pierwszego tysiąclecia naszej ery to czas zaniku dokumentowania działalności państwowej, co wynikało z ogólnego upadku kultury. Dopiero drugie tysiąclecie przynosi zmianę tej sytuacji. Odradza się też dokumentowanie działalności dyplomatycznej, administracyjnej i finansowej istniejących ówcześnie państw. Powstał i rozpowszechnił się najstarszy system kancelaryjny, który w Polsce zwany był okresem księgi wpisów. Jej cechą jest to, że wszystkie sprawy wpływające i wypływające z kancelarii władcy lub też w późniejszym czasie feudała, wpisywano do księgi w kolejności powstawania dokumentów. Ten system kancelaryjny był stosowany w urzędach i instytucjach państwa polskiego do czasu ostatniego rozbioru Rzeczpospolitej. Równocześnie z księgami wpisów, jako ich odmiana, pojawiły się księgi rachunkowe ogólne i szczegółowe - specjalne, np. mennica, cło.

W okresie zaborów na terenie ziem polskich zaczął obowiązywać nowy system kancelaryjny, zwany dziennikowym. Na terenie każdego zaboru stosowana była inna odmiana tego systemu. Powstanie systemu dziennikowego wiąże się z rozwojem gospodarczym państw europejskich i wprowadzeniem bardziej skomplikowanej organizacji państwa, a więc konieczności innego administrowania nim. To powodowało wzrost ilości wytwarzanej dokumentacji. System dziennikowy polegał na wpisywaniu do księgi zwanej dziennikiem korespondencyjnym lub podawczym wszystkich pism wpływających do każdej jednostki organizacyjnej i z niej wysyłanych.

W zaborze austriackim nie łączono pism w sprawy. Jeden dziennik prowadzono przez wiele lat. W zaborze rosyjskim łączono pisma w sprawy, które zamykano po upływie roku. W zaborze pruskim łączono pisma w sprawy i chowano w teczki tematyczne, które narastały w zależności od potrzeby przez rok, kilka lat a nawet kilkanaście.

System ten powstał i rozpowszechnił się w wieku XVIII, przede wszystkim w państwie pruskim, a następnie rozpowszechnił się po całej Europie. W wieku XIX wielokrotnie był modyfikowany i ulepszany. Było to bowiem związane z powstaniem nowych rodzajów dokumentacji.

Najwcześniej powstałym rodzajem nowoczesnej dokumentacji była dokumentacja zwana aktową. W wieku XIX zaczęły powstawać nowe rodzaje dokumentacji, tj. kartograficzno - geodezyjna i projektowo - kosztorysowa, a w drugiej jego połowie utrwalana sposobem technicznym, zwana audiowizualną.

Rozwój administracji i powstanie nowych rodzajów dokumentacji powodował, że system dziennikowy stawał się niewydolny. Trudno było bowiem załatwić sprawę szybko, gdyż konieczne było szukanie pism w różnych wiązkach, segragatorach, teczkach. Groziło to niewydolnością systemu administracyjnego. Aby usprawnić istniejący stan rzeczy zaczęto poszukiwać sposobów na to, aby wszystkie pisma w danej sprawie znajdowały się w jednym miejscu, co ułatwia szybkie dotarcie do nich i załatwienie sprawy.

Zaczęto powoli unowocześniać dziennik podawczy, dodając rubrykę znak akt, lecz to też nie poprawiło na długo tempa załatwiania spraw. W drugiej połowie XIX wieku w Stanach Zjednoczonych stworzono system klasyfikacji zasobu bibliotecznego. System ten zastosowano też w kancelariach urzędów i innych jednostek. W ten sposób powstał bezdziennikowy system kancelaryjny, którego podstawą jest jednolity rzeczowy - dziesiętny wykaz akt. W systemie tym zrezygnowano z dziennika podawczego, w którym rejestruje się wszystkie pisma wchodzące, wychodzące i powstające w jednostce na rzecz rejestrowania spraw, w rejestrze zwanym spisem spraw, który znajduje się na początku każdego segragatora, gromadzącego dokumentację (pisma) jednorodnego rodzaju spraw.

Bezdzienikowy system kancelaryjny polega więc na jednorazowym zarejestrowaniu spraw, a nie wielokrotnej rejestracji pism w sprawie.